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Consejos para tener reuniones híbridas efectivas

Conforme avanza la pandemia y las medidas de seguridad y salud van variando dentro y fuera de las empresas, se vuelve cada vez más difícil tener reuniones con todos los involucrados en un mismo cuarto o todos en formato virtual. Sin embargo, estos obstáculos de las sesiones de formato mixto pueden superarse asegurándose además de que todos los miembros de su equipo estén incluidos en el intercambio de ideas.

Cuando las conferencias telefónicas híbridas se desvían o se gestionan de forma inadecuada, no solo son caóticas, sino que también impiden la toma de decisiones organizativas. Los trabajadores remotos sienten esta frustración de manera más aguda. Están en desventaja compitiendo con los participantes que están físicamente en el sitio para contribuir e influir en los resultados de la reunión. Los participantes en el sitio simplemente ignoran o subestiman a los participantes remotos, a menudo porque no pueden verlos.

Frente a estos vientos en contra, los trabajadores remotos se convierten en participantes pasivos en ejercicios grupales de innovación o lluvia de ideas. Entonces, ¿cómo pueden los equipos lograr con éxito el éxito del trabajo híbrido?

Así como un concierto en vivo afecta a los fanáticos de manera diferente a uno que se ve en la televisión, una reunión híbrida en el lugar de trabajo hoy en día puede ser menos atractiva o productiva para los participantes que una realizada completamente en persona. Las reuniones híbridas no fomentan una gran toma de decisiones, al menos no sin un trabajo previo y de seguimiento reflexivo.

The Wall Street Journal informó que grandes organizaciones como Adobe, Apple, Salesforce y Allstate, entre otras, tienen la intención de hacer del trabajo híbrido una práctica a largo plazo. Eso pone aún más énfasis en la importancia de hacer bien las reuniones híbridas.

En el lugar de trabajo híbrido actual, con trabajadores en múltiples zonas horarias y solo algunos en el sitio en la sede de la empresa, la toma de decisiones no está limitada por las videoconferencias programadas. Pero en muchas, si no en la mayoría de las organizaciones, incorporar trabajadores fuera del sitio es básicamente impredecible. Las decisiones comerciales reales a menudo se toman por teléfono o en diferentes hilos de mensajes. Si bien eso simplemente sucederá a veces, lo que importa es compartir nuevas ideas o pensamientos actuales con todo el equipo.

Es por eso que te queremos compartir algunas formas de mejorar las reuniones híbridas de tu organización.

1.- Inclusión: 

Todos los miembros del equipo deben estar enterados sobre los objetivos para la reunión y cualquier proyecto relacionado.

2.- Integridad: 

Crea un mensaje de apertura conciso en un tablero de mensajes del equipo que explique el cronograma y defina las responsabilidades de todos, así como el proporcionar los materiales pertinentes.

3.- Publicar: 

Todas las decisiones deben resaltarse en el tablero de mensajes del equipo, manteniendo a todos informados sobre lo que está sucediendo o en proceso. Publicar notas después de la reunión ayudará a garantizar el seguimiento. Las notas deben etiquetar nuevamente a los participantes y resaltar quién es el propietario de qué entregables y cuándo deben entregarse.

4.- Colaboración asincrónica: 

Ten en cuenta que los foros de mensajes del equipo no son una calle de un solo sentido. Fomenta el intercambio de comentarios, preguntas y documentos según sea necesario. El uso de aplicaciones en la nube, como pizarras compartidas o de seguimiento de proyectos colaborativos, permite la participación en tiempo real. Esto asegura que el trabajo continúe sin horarios ocupados y sin que las diferencias de tiempo se conviertan en un obstáculo.

5.- Establecimiento de metas: 

La mejor práctica de reuniones desde hace mucho tiempo es el establecimiento de metas y objetivos de cumplimiento. Esta práctica es probablemente el doble de importante en un entorno híbrido. Al compartir los objetivos con anticipación, todos pueden venir preparados para contribuir. Los participantes deben saber de antemano quién convocó la reunión, para qué es y cómo sabrán todos si se ha cumplido el objetivo.

6.- Flexibilidad de tiempo: 

Incluso antes de la pandemia, los trabajadores de muchas organizaciones distribuidas buscaban tiempo para adaptarse mejor a las prioridades personales, familiares o del equipo empresarial. Ahora hay incluso menos razones para asumir que todos pueden unirse a una reunión en tiempo real. Por eso es fundamental grabar las reuniones del equipo y hacer que las grabaciones estén disponibles en un espacio de equipo en una plataforma de comunicaciones colaborativas. Los participantes remotos también utilizarán este espacio para plantear preguntas que se pueden responder de forma asincrónica a conveniencia de los participantes de la reunión.

7.- Involucrar a los participantes remotos: 

Mantener a los participantes remotos atentos e involucrados es en gran medida solo una cuestión de asignar a alguien en el sitio para que los vigile durante las reuniones y alentar sus preguntas y comentarios. Aquí es importante entender que los períodos de atención nunca han sido más cortos como en las reuniones virtuales. Es una gran idea mantener las reuniones híbridas lo más nítidas posible, lo que significa evitar la presentación excesiva. Si bien todos queremos ser escuchados, hay ocasiones en las que es posible que deba imponer límites. Es posible que todos quieran hacer preguntas o señalar puntos, pero tenga en cuenta que, cuando eso suceda, la reunión no será tan productiva como podría haber sido de otra manera.

El lugar de trabajo híbrido está demostrando su valor. Pero, si los líderes y los trabajadores no ajustan su comportamiento para optimizar un modelo híbrido de reuniones en el lugar de trabajo, las organizaciones se volverán ineficientes.

Antes de la pandemia, mucha gente pensaba en las reuniones estrictamente en términos de productividad empresarial. Aunque el saber si siempre se estaban tomando decisiones que avanzaban en los objetivos comerciales sigue siendo una pregunta valiosa, hoy adoptamos una visión más matizada. La productividad en un lugar de trabajo híbrido se trata de fomentar trabajadores saludables y comprometidos, lo que lleva a decisiones comerciales más inteligentes, no solo ver cuántas cosas podemos discutir al final de la llamada.

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